如何將資料夾轉換為PDF文件
2024-11-07 16:42:29 • 分類: 教學文章 - Mac 系統 • 經過驗證的解決方案
為什麼需要將整個資料夾的內容轉換為PDF格式？為什麼不把它們留在原來的格式中呢？答案很簡單，PDF是當今最通用而穩定的文件格式之一。它們是分享、儲存、修改、保護和其他各種用途的完美選擇。
有幾個你可能會想把整個資料夾轉換為PDF文件的原因：
1. 例如，如果你把你的銀行報表作為CSV檔案儲存在一個個人資料夾中，並且你想將它們存檔，PDF就會是個完美的格式。
2. 或者，如果你需要在下一個稅收季節將這些檔案發送給你的審計師，你可以在通過電子郵件發送PDF之前對其進行密碼保護。
3. 在其他情況下，你可能需要你檔案的格式不會改變你原始內容的佈局或字體；同樣，PDF也會是一個完美的格式，可以在任何設備或操作系統上查看，而內容不會發生任何視覺變化。
將資料夾轉換為PDF文件的方法
根據資料夾的內容，也有幾種不同的方法來組合或轉換資料夾到PDF。讓我們來看看使用 PDFelement，一個可用於Windows、Mac和iOS的高級PDF編輯器可以輕鬆完成這項任務的幾種方法。本文涵蓋了Mac專用PDFelement Pro的使用方法。
方法1：將一個資料夾的所有檔案轉換為它們自己的PDF文件
在這種方法中，我們將使用PDFelement選擇一個資料夾中的所有文件，並將它們各個轉換為PDF檔案。這裡給的例子包含了一個充滿JPEG圖片的資料夾。讓我們看看如何將它們全部轉換為單獨的PDF檔案。
1. 啟動PDFelement，進入"檔案"→"新增"並選擇"從檔案中提取PDF"選單選項
2. 導航到該資料夾，並點兩下進入裡面。
3. 用Cmd+A選擇所有的檔案，在Finder視窗中點擊打開。
4. 這些文件都將被轉換，並在PDFelement的不同標籤中打開。
每個文件都會在檔案名加上"CreatePDF-"，這樣你就可以識別它們是轉換後的檔案。你可以使用"檔案"→"另存為"來改變名稱，並將其儲存到相同或其他資料夾位置。
方法2：將一個資料夾的所有檔案合併成一個PDF文件
如果你有多個PDF檔案，並且你想把它們合併成一個，你可以使用PDFelement中的合併PDF功能。這屬於批量處理類的功能，其中還包括批量轉換、批量OCR、數據提取、批量刪除等。
1. 點擊頂部選單中的工具→批量處理。
2. 當批量處理視窗打開時，選擇合併PDF。
3. 現在你可以通過從Finder中拖動檔案並將其放到這裡，或者使用視窗底部的添加...按鈕來添加檔案。添加按鈕也有添加檔案、添加資料夾或添加打開的檔案等選項，這將把你PDFelement標簽中的所有檔案移到列表中。你將首先需要儲存所有打開的檔案。
4. 添加檔案後，你可以重新排序，以便它們能以同樣的順序被添加到單個PDF檔案中。當你準備好了後，點擊"應用 "按鈕。在右邊的側欄面板上，你會看到預設選項是將所有的檔案合併成一個單一的PDF。你會被提示選擇一個目標資料夾，接著點擊保存，該檔案將被保存為Combine.pdf，然後你可以再重新命名。
使用這個過程生成的單個檔案將包含你按相同順序添加到隊列中的所有檔案內容。正如你從縮略圖窗格中看到的，所有的PDF圖片現在都在這個單一的PDF檔案中。
方法3：用進階選項轉換資料夾到PDF
第三個選項是能夠選擇不同的檔案類型並將其轉換為PDF檔案，這沒有使用批量處理功能，它只是允許你從不同的來源建立PDF，並將它們顯示為單獨的PDF檔案。它與第一種方法類似，但我們可以在這種方法中使用不同的檔案類型。
1. 和方法1一樣，啟動PDFelement，並進入檔案→新增，並選擇"從檔案生成PDF"。
2.不過這一次，你可以選擇不同格式的檔案。在這個簡單的例子中，我們使用了PNG和JPEG檔案，但你可以從數百種檔案格式轉換，如Word、Excel、HTML、Text、RTF、ePub等等。
3. 選擇所有檔案後，在Finder窗口中點擊打開。它們將被分別轉換為一個PDF檔案，並在PDFelement中打開，供你編輯和執行其他功能。
使用這三種方法，你可以將整個資料夾類似和不同的內容轉換為一個單一的PDF，並將一個資料夾的PDF合併為一個單一的PDF檔案。
PDFelement的強大轉換引擎
PDF的轉換引擎不僅功能強大，而且高度準確，在轉換其他具有複雜內容佈局和多個元素的檔案時，你就會發現這一點。產生的PDF檔案在保留原始內容的字體、佈局、對齊方式等方面將是完美無缺的。同樣，當從PDF轉換到其他格式時，內容的完整性也會被最大程度地保持。
為什麼這很重要？
假設你有一個大的PPT格式簡報檔案，它包含幾十頁的文字、圖片、浮水印、頁眉和頁腳信息、超連結、圖形和表格，等等。如果你使用大多數其他應用程式將其轉換為PDF時，你會看到原始PPT幻燈片和輸出檔案中所呈現PDF頁面之間的鮮明差異。因此，如果你要與他人分享PDF，你必須確保所有的東西都是容易辨認的；如果不是，你就需要重新轉換，或使用PDF編輯器來訂正所有的對齊錯誤、丟失的字體，等等。
使用PDFelement你可以相信它將保持內容的完整性，這高度可靠的PDF編輯器會讓你有更高的工作效率，不管對個人工作或辦公室中使用都是非常寶貴的資產，對吧？
此外，PDFelement還提供了各式各樣的功能，包和以下內容：
- E廣泛的注釋工具，用於審查、評論和標記文件
- 企業級的安全功能，以保護PDF檔案中的機密和敏感信息
- 檔案和頁面組織工具，以合併/拆分檔案、重新排序頁面、添加或刪除頁面，等等。
- 全面的表格管理 - 從頭開始建立表格、將不可編輯的表格轉換為可編輯的PDF、填寫和簽署表格、提取表格字段數據（支援批量處理），以及其他更多。
- 通過廣泛的工具和功能輕鬆分享、查看和列印PDF。
此外，你將發現PDFelement是目前市場上最實惠的專業PDF解決方案之一，其功能與業內最好的產品相匹配。但最重要的是，PDFelement易於使用，且無需額外培訓，這為公司節省了數以千計的工時，可用於更好的用途。
常見問題(FAQs)
使用線上PDF轉換工具是否安全？
答案並不像它看起來那麼簡單。雖然線上轉換網站本身可能是100%安全的，但你的網路連結卻不一定。由於這個過程需要你上傳和下載你的文件，可能會在通訊過程中產生安全問題。出於這個原因，大多數企業用戶更願意使用像PDFelement這樣的桌面解決方案，而不是線上服務，儘管後者更方便。一旦出了問題，從長遠來看，它可能會讓你付出比金錢更多的代價。
轉換的準確性重要嗎？
當然重要！想像一下，你的客戶收到的文件格式很差，字體缺失，看起來很不專業！在你使用一個免費或不可靠的轉換工具，並且在通過電子郵件傳送或上傳到網絡之前沒有檢查輸出檔案時，就會發生這種情況。為了避免這種情況，建議使用一個以準確地將內容從一種檔案類型轉換為另一種檔案類型而聞名的工具。
要怎麼將多個PDF檔案的內容添加到一個已經存在的PDF檔案中？
PDFelement的合併PDF批量處理功能為你提供了一個將排隊檔案的內容添加到你之前已經建立的PDF中的選項，這讓你能夠在新內容可用時用其"附加"PDF檔案，這比首先合併所有新檔案，然後再將現有檔案與新的PDF合併要容易得多，並且PDFelement也讓你可以這樣做。只需在合併你的PDF檔案前排序並點擊相關選項的單選按鈕，這項工作就將在短時間內完成。
Quintela
staff 編輯