多年來，Microsoft 持續為其軟體添加新功能，其中一項重要功能將任何MS文檔儲存為PDF文檔的能力 - 「Microsoft Print to PDF」功能。這項功能實質上是一個虛擬列印設定模塊，允許使用者透過列印操作將文件轉換為 PDF，避免了傳統列印的紙本浪費。透過此功能，使用者能夠輕鬆將 Word 檔案轉換成 PDF 格式，這更適合於分發、存檔、網路上傳和其他用途。然而，許多 Windows 使用者抱怨說，「Microsoft Print to PDF - Microsoft 列印至 PDF」在Windows 11甚至舊的 Windows 10 版本的 Windows 桌面作業系統上無法運作。本文將針對此問題提供解決方案。
第一部分：Microsoft 沒辦法列印至 PDF（已解決）
無論您是使用最新的 Windows 11 還是較舊的 Windows 10，當「Microsoft Print to PDF」功能無法正常運作時，通常是由一些共通原因所引起。以下是可能的原因：
- 列印模組損壞或無法運作
- 您嘗試列印為 PDF 的檔案本身存在問題
- 「Microsoft Print to PDF」未設為預設列印應用程式
- 相關應用程式發生重大錯誤
在這種情況下你該怎麽辦？不要擔心，解決方法並不複雜，只要您了解正確的步驟，便能迅速修復並讓該功能恢復運作。在接下來的部分，我們將提供四種不同的修復方法，依據您遇到的錯誤類型，至少有一種方法應能幫助您解決問題。
方法一：關閉並重新啟用 Microsoft Print to PDF 功能
雖然這聽起來簡單，但許多與 Microsoft Print to PDF 相關的小問題都能透過關閉並重新啟用該功能來解決。請依照以下步驟操作：
1. 右鍵點選螢幕左下角的「開始」按鈕，選擇進入「程式和功能」
2. 在左側面板中，選擇「開啟或關閉 Windows 功能」
3. 在「Windows 功能」視窗中，取消勾選「Microsoft Print to PDF - Microsoft 列印成 PDF」旁的勾選框，然後點選「確定」以儲存變更
4. 接著，重新啟用電腦，等待系統重新啟用
5. 當電腦重新啟用後，再次進入相同的選單選項，重新勾選「Microsoft Print to PDF - Microsoft 列印成 PDF」旁的勾選框
檢查一下這是否解決了問題。你現在應該可以毫無問題地將任何Microsoft檔案列印成PDF。如果問題仍然存在，請嘗試下一個方法。
方法二：檢查檔案名稱是否包含不允許的字元
有時，檔案名稱中可能包含某些不被允許的字元，這會影響將檔案從原始格式轉換為 PDF 格式的過程。通常，系統會自動處理這些錯誤，透過截斷檔案名稱中的不合法字元，如逗號、撇號、雙引號、星號等。但為確保萬無一失，請依照以下步驟操作：
1. 進入檔案總管並找到有問題的檔案
2. 選擇該檔案
3. 點選功能區工具列中「重新命名」按鈕
4. 當檔案名被突出顯示時，為檔案輸入一個新的名稱，不要忘記刪除任何有問題的字元
5. 再次嘗試將檔案列印成PDF，看看問題是否已經解決
如果您確認檔案名稱無問題，請繼續嘗試下一個方法。
方法三：將 Microsoft Print to PDF 設為預設印表機
為確保 Microsoft Print to PDF 功能順利運作，無論您使用的是 Windows 11 還是 Windows 10，都必須將其設為預設印表機。如果系統中已連接舊有的印表機，可能會導致 Microsoft Print to PDF 無法正常工作。請參考以下步驟來解決此問題：
1. 使用「運行」應用程式（Windows 鍵 + R），輸入「control printers」
2. 在開啟的「裝置和印表機」視窗中，右鍵點選「Microsoft Print to PDF」
3. 在快顯選單中，選擇「設為預設印表機」，並確認變更
4. 重新啟用您的 Windows 11 或 Windows 10 電腦
嘗試列印一個 MS Office 文件，檢查是否已經選擇正確的預設印表機。如果功能正常運作，則表示問題已解決。如果仍無法解決，請再試最後一個方法。
方法四：重新安裝 Microsoft Print to PDF 驅動程式
依據您使用的作業系統版本，Windows 10 和 Windows 11 在處理方式上略有不同。對於較舊的 Windows 10，您需要進入「裝置和印表機」進行印表機和驅動程式的移除與重新安裝；而在 Windows 11 中，則是透過命令提示字元運行管理員級別的命令來完成。以下將分別說明兩個版本的操作流程。
適用於 Windows 10 使用者
1. 開啟「運行」功能，然後選取 [設定] > [藍牙 & 裝置 > 印表機 & 掃描器] 。
2. 當「裝置和印表機」視窗開啟時，找到「Microsoft Print to PDF」，右鍵點選並選擇「移除裝置」
3. 若系統顯示安全提示，請輸入管理員密碼以授權變更
4. 在同一視窗中，點選上方的「添加印表機」，或將滑鼠移至空白區域，右鍵點選並選擇「新增裝置和印表機」
5. 選擇「我想要的印表機沒有被列出」，然後選擇「添加手動設定的本地印表機或網路印表機」，點選「下一步」繼續
6. 在接下來的畫面中，選擇「使用現有端口」，從下拉選單中選擇「PORTPROMPT:（本地端口）」並點選「下一步」
7. 在左側面板中選擇「Microsoft」，然後在右側選擇「Microsoft Print to PDF」，點選「下一步」
8. 選擇「替換目前的驅動程式」，並再次點選「下一步」
9. 為「Microsoft Print to PDF」設定新的印表機名稱，再次點選「下一步」
10. 完成後，重新啟用電腦，確認列印任務是否順利送至「Microsoft Print to PDF」印表機
適用於 Windows 11 使用者
1. 開啟提升權限的命令提示字元（CMD），在搜尋欄中輸入「命令提示字元」，右鍵點選結果並選擇「以管理員身份運行」
2. 在命令提示字元中輸入以下命令並執行，這將停止列印佇列並禁用「Microsoft Print to PDF」。記得先執行第一行命令，按下「Enter」後再執行第二行命令：
net stop spooler
dism /Online /Disable-Feature /FeatureName:"Printing-PrintToPDFServices-Features" /NoRestart
3. 禁用印表機後，您可以重新啟用它，執行以下命令，這樣會在重新啟用「Microsoft Print to PDF」後重新啟用列印佇列。依然是先執行第一個命令，按下「Enter」，再執行第二行命令：
dism /Online /Enable-Feature /FeatureName:"Printing-PrintToPDFServices-Features" /NoRestart
net start spooler
4. 完成後，您應該能在「設定」視窗中的「藍牙與裝置」區域找到「Microsoft Print to PDF」，並顯示在「印表機與掃描器」目錄中。如果未顯示，請重新啟用電腦並再檢查一次。
第二部分：其他有效方案 - 使用 PDFelement
如果上述方法仍無法解決問題，您可以考慮將 Windows 10 更新至最新版本，或升級至 Windows 11。
另一個簡便的解決方案是安裝 PDFelement 並將其設為預設印表機。作為一款專業的 PDF 編輯器，PDFelement 除了具備強大的「列印為 PDF」功能外，還提供完整的 PDF 處理工具，讓您能進行檔案編輯、註解、加密、轉換、檔案大小壓縮、表單管理、電子簽名、批次處理及 OCR 等操作。最新版本的 PDFelement 甚至與 Wondershare PDFelement Cloud 整合，為您提供更高效的雲端管理和協作功能。
結語
PDF 格式因其一致性以及易於保護和傳送的特性，已經成為最受歡迎的文件格式之一。以下是使用 PDF 格式的幾大優勢：
- 在不同裝置與作業系統上保持一致的顯示效果
- 適用於出版、行銷及廣告領域的列印作業
- 檔案大小較小，且可進一步最佳化
- 比無密碼保護及安全設定的檔案格式更具安全性
因此，一款強大的 PDF 編輯器不僅能處理如「列印為 PDF」等基本功能，還能應對像 Bates 編號、大量 OCR 等進階需求。如果您在 Windows 10 或 Windows 11 中遇到 Microsoft Print to PDF 無法正常運作的情況，使用 PDFelement 可能是您理想的替代方案。